Автоматизация расчётов: вместо Excel и ручной работы
Прогноз продаж, заказы и отгрузки считались в Excel-книге на 220 тысяч формул, а сверка шла вручную. Мы перенесли расчёт в базу и запустили авто-проверку: каждое утро в 09:00 система сама проверяет новый выпуск и сверяет результат с книгой — расхождения видно сразу.
Мы перенесли прогноз продаж, заказы и отгрузки из Excel-книги на 220 тысяч формул в базу. Расчёт повторяется автоматически, каждое утро система сверяет новый выпуск с книгой — расхождения видны сразу, правки сохраняются с историей.
- Прогноз продаж воспроизводится из книги: 100 / 99,9 / 99,9 %, итог +0,001 %
- Заказы и отгрузки: 63 435 и 53 120 значений — 0 расхождений
- Сверка нового выпуска запускается автоматически каждое утро в 09:00
Было — стало
До проекта расчёты жили в Excel-книге, которая росла годами: на момент старта — 62 МБ и 220 567 формул. Каждый новый выпуск прогноза собирали вручную, результат правили прямо в файле без следов, а надёжность зависела от того, кто и когда трогал книгу.
Типовые сложности:
- Сверка глазами. Заказы и отгрузки сводили вручную по десяткам листов связей — расхождение могло всплыть уже после выпуска.
- Правки без следа. В справочниках меняли цифры в файле — кто, когда и зачем, оставалось неизвестным. Спор «почему цифра такая» не закрыть.
- Внешние данные по почте. Файлы ходили по почте и папкам без единого формата и сроков.
- Проверка руками. Приход нового выпуска замечали и пересчитывали вручную.
| Участок | Было | Стало |
|---|---|---|
| Прогноз продаж | Книга 62 МБ, 220 567 формул; ручные правки без следа | Воспроизведение книги: 100 / 99,9 / 99,9 %, итог +0,001 % |
| Заказы и отгрузки | Сборка вручную, сверка глазами | 63 435 и 53 120 значений — 0 расхождений |
| Справочники | Правки в файле, кто менял — неизвестно | 16 таблиц на сайте: история, откат, роли |
| Внешние данные | Файлы по почте и папкам, произвольные сроки | 12 наборов на сайте, 8 уже с данными |
| Проверка выпуска | Поиск и пересчёт руками | Каждый день в 09:00 — автоматически |
| Просмотр расчёта | Открыть книгу и найти нужный лист | Витрина в браузере: книги, листы, значения, формулы |
Как это работает
Расчёт перенесён из Excel в базу и воспроизводит книгу. Ключевое отличие — правила зафиксированы в базе, а не в формулах файла, поэтому один и тот же расчёт повторяется на каждом выпуске одинаково.
- Источники. Продажи, остатки и транзиты — из учётной базы; книга — с общего диска; внешние данные ответственный за направление загружает файлом.
- Расчёт. Правила в базе: прогноз, заказы и отгрузки собираются из источников по зафиксированной логике.
- Проверка встроена. Расчёт сверяется с книгой; каждое утро в 09:00 проверяется появление нового выпуска. Расхождения видны сразу.
- Правки — с историей. Видно, кто, когда и что изменил; есть откат.
- История копится. С октября 2026 ежедневно снимаются статусы, остатки, транзиты и суммы продаж.
Источники → база → расчёт → проверка → витрина.
Результаты
Что показала проверка на реальных данных:
| Что | Результат проверки |
|---|---|
| Прогноз продаж | Воспроизведение книги: 100 / 99,9 / 99,9 %, итог +0,001 %; свежий выпуск — 20 808 из 20 820 ячеек |
| Заказы | 63 435 значений — 0 расхождений со свежим выпуском книги |
| Отгрузки | 53 120 значений — 0 расхождений |
| Справочники на сайте | 16 таблиц: номенклатурная карточка (1 209 позиций), матрица по складам (32 011 пар) |
| Внешние данные | 12 наборов, заполнены 8 — около 56 тыс. строк |
| Витрина расчётов | 3 книги: прогноз П1 — 21 лист, П2 — 6, расчёт заказов — 27 |
Эффект и экономика
- Ручная сверка снята. Расчёт и проверка идут сами, ежедневно — расхождения видно сразу, а не после ручного пересчёта.
- Правки не теряются. Видно, кто, когда и что изменил; есть откат — спор «почему цифра такая» закрывается историей.
- Один источник вместо копий. Расчёт, справочники и внешние данные в базе, а не в файлах по папкам и почте.
- Расчёт не зависит от одного человека. Правила зафиксированы, повторяются по выпускам и проверяются автоматически; поиск нового выпуска — по расписанию.
Экономию в часах и деньгах считаем индивидуально на брифе под ваши данные и объёмы.